แนะนำการใช้ dropbox แบบเข้าใจง่าย

dropbox
โปรแรกม dropbox

เดี๋ยวนี้มีบริการออนไลน์หลายอย่างที่ช่วยให้เราใช้ชีวิตได้สะดวกสบายมากขึ้น ยิ่งเราเรียนรู้ที่จะใช้ประโยชน์จากมันได้อย่างคล่องแคล่วมากเท่าไร ก็จะทำให้เราปลดบล็อกบางอย่างในการทำงาน การเรียนรู้ การแบ่งปัน หรืออะไรก็ตามที่เกี่ยวข้องกับจังหวะชีวิตของเราได้มากขึ้นเท่านั้น วันนี้เราก็มีอีกหนึ่งตัวช่วยที่น่าจะตอบโจทย์ทั้งคนวัยทำงานและคนวัยเรียนอย่างดีเยี่ยม นั่นก็คือ dropbox บริการออนไลน์ที่ได้รับความนิยมอย่างมากในขณะนี้

รู้จัก dropbox กันก่อน

dropbox เป็นบริการที่สามารถใช้งานได้บนเครื่องมือหลายประเภท ทั้งคอมพิวเตอร์ สมาร์ทโฟน แท็บเล็ต รองรับระบบทั้ง ios และ androids ทำหน้าที่คล้ายกับ thumdrive แบบออนไลน์ พอกันทีกับการต้องพก thumdrive ไปมาแล้วก็ต้องคอยหาซื้ออุปกรณ์ที่มีความจุเพิ่มมากขึ้นเรื่อยๆ ใครที่เคยใช้งาน thumdrive มาก่อนคงพอจะนึกภาพออกว่า เวลาที่เรามีข้อมูลมากๆ ก็ต้องพกเจ้าอุปกรณ์ชิ้นนี้หลายอัน บางครั้งก็หาไม่เจอ บางครั้งอุปกรณ์ก็เสียหายโดยไม่บอกไม่กล่าว ถือว่ามีปัญหาหยุมหยิมพอสมควร dropbox จึงเป็นตัวเลือกที่จะช่วยแก้ปัญหาเหล่านี้ได้ทั้งหมด ไม่ต้องพก ไม่ต้องกลัวว่าไฟล์จะเสีย แล้วก็ยังมีพื้นที่ความจุเยอะอีกด้วย

เร่ิมต้นใช้งาน dropbox ได้อย่างไร

ก่อนจะใช้บริการ dropbox ได้ เราต้องเข้าไปสมัครสมาชิกเพื่อเปิดบัญชีใช้งานเสียก่อน โดยเข้าไปทำรายการได้ที่ www.dropbox.com ซึ่งขั้นตอนก็ไม่ได้ยุ่งยากอะไรเลย ค่อยๆ ทำไปตามคำแนะนำไม่นานก็เสร็จสิ้นสมบูรณ์ หลังจากเปิดบัญชีเรียบร้อยแล้วก็จะสามารถใช้งานผ่านอุปกรณ์ทั้งหมดที่มีได้ทันที เพียงแค่ต่อสัญญาณอินเตอร์เน็ตก็จะใช้งาน dropbox ได้เลย โดยมีรายละเอียดดังนี้

– หากใช้งาน dropbox ผ่านเครื่องคอมพิวเตอร์ หรือ notebook ก็ให้เข้าใช้งานผ่านเว็บไซต์ที่เข้าไปสมัครสมาชิก หรือจะดาวน์โหลดตัวโปรแกรมมาติดตั้งเอาไว้ในเครื่องเพื่อให้เข้าถึงบริการได้ง่ายก็ได้เหมือนกัน

– หากใช้งานผ่านสมาร์ทโฟนหรือแท็บเล็ต จะเข้าใช้งานผ่านเว็บไซต์เหมือนกับการใช้งานผ่านคอมพิวเตอร์ก็ได้ แต่ขอแนะนำให้ดาวน์โหลดแอพพลิเคชั่น dropbox มาไว้ในเครื่องดีกว่า เนื่องจากมันจะมีการเพิ่มฟังก์ชันเสริมที่สอดคล้องกับการใช้งานผ่านสมาร์ทโฟนมาให้ด้วย เช่น มีฟังชันสำรองภาพถ่ายภายในเครื่องไปอยู่ใน dropbox อัตโนมัติ มีส่วนที่เอาไว้ลงผลงานที่เผยแพร่สู่สาธารณะได้ง่าย เป็นต้น

บน dropbox สามารถจัดเก็บอะไรได้บ้าง

ต้องบอกว่าบริการ dropbox นั้นเก็บไฟล์ได้หลากหลายประเภท ตั้งแต่ภาพถ่าย วิดีโอ ไฟล์เอกสาร ebook ไฟล์เสียง หรือแม้แต่แอพพลิเคชั่นบางอย่างก็สามารถเก็บไว้ได้ด้วย แต่การจัดเก็บในรูปแบบของแฟ้มจะเป็นไฟล์นามสกุล .epub และ .pdf เท่านั้น ด้วยจุดประสงค์เพื่อความสะดวกในการส่งต่อไปให้คนอื่น แม้ว่าจะมีข้อจำกัดนี้แต่ผู้ใช้ก็สามารถแปลงไฟล์ไปใช้งานต่อได้ไม่ยาก

ข้อดีของการใช้ dropbox

– สามารถจัดเก็บไฟล์ได้จากทุกที่ ไม่ว่าจะเก็บจากที่ไหน ผ่านอุปกรณ์ประเภทใดไฟล์ก็จะไปรวมอยู่ที่เดียวกันทั้งหมด จึงค้นหาได้ง่าย มีการเปลี่ยนแปลงเมื่อไร ทาง dropbox ก็จะอัพเดทสถานะให้ทันที

– สามารถแก้ไขชิ้นงานผ่านระบบคลาวด์ผ่านทางแอพพลิเคชั่นได้เลย จึงประหยัดเวลาและลดความยุ่งยากในการสลับแอพพลิเคชั่นไปมา

– สามารถกำหนดเอกสารที่สำคัญได้ มันจะเป็นการติดดาวคล้ายๆ กับวิธีจัดการกล่องอีเมลล์ของเรานั่นเอง สิ่งสำคัญก็จะไปอยู่รวมกันทำให้เราค้นหาได้ง่ายขึ้น และไม่ต้องกังวลว่าจะเผลอลบทิ้งไป

– สามารถเชื่อมต่อเพื่อแบ่งข้อมูลให้กับคนในทีมได้อย่างง่ายดาย โดยการซิงค์กับแอพพลิเคชั่นอีกหลายตัวที่รองรับการทำงานกับ dropbox เช่น zoom slack เป็นต้น การส่งต่อข้อมูลนี้ไม่จำเป็นต้องออกจากแอพพลิเคชั่นที่ใช้งานอยู่เพื่อไปเปิด dropbox เพราะมันจะเชื่อมโยงการทำงานให้เองโดยอัตโนมัติ